Porozmawiaj
z ekspertem
systemu
Softlab ERP
by Asseco

+48 81 710 34 40

Softlab SEOD by Asseco: system elektronicznego obiegu dokumentów

Softlab SEOD by Asseco jest systemem typu BPM (Business Process Management) oraz DMS (Document Management Systems) służącym do optymalizacji procesów wewnętrznych firmy.

Program wspiera procesy obiegu zadań i informacji w organizacji

Umożliwia także konwersję dokumentów papierowych przetwarzanych w trakcie ich realizacji do postaci elektronicznej.

Rozwiązanie jest zaprojektowane do wspomagania w szczególności takich obszarów jak zakupy, urlopy, nieobecności czy delegacje.

Moduł SEOD

Może służyć także do wsparcia procesów w obszarze działalności operacyjnej, takiej jak np.
obsługa ofert, umów, zleceń fakturowania oraz pozostałej dokumentacji niefinansowej.

Dlaczego Softlab SEOD by Asseco ?

 

Łatwy dostęp w biurze i w podróży

 

Rozwiązanie Softlab SEOD by Asseco może być dostępne dla szerokiej rzeszy pracowników poprzez przeglądarkę internetową, bez konieczności instalowania na stacjach roboczych dodatkowego oprogramowania. Dla często podróżującej i przebywającej poza biurem kadry menedżerskiej dostępna jest wersja systemu działająca na telefonie komórkowym. Powiadamianie i kontrola terminowości realizacji spraw mogą odbywać się poprzez pocztę elektroniczną lub SMS-y.

 

Zbiorczy panel akceptacyjny

 

Dla usprawnienia pracy kadry zarządzającej, która akceptuje dużą ilość dokonywanych operacji, w programie SEOD stworzony został zbiorczy panel akceptacyjny. Pokazuje on na jednym ekranie zarówno zapotrzebowania, faktury zakupowe jak i wnioski urlopowe skierowane do zalogowanego decydenta. Z tego miejsca możliwa jest akceptacja pojedyncza, akceptacja grupowa lub zarządzanie ścieżką akceptacji dowodu.

 

Mechanizmy powiadamiania i przypominania

 

Program jest wyposażony w szereg mechanizmów usprawniających obieg dokumentów w firmie. Wśród nich znajduje się m.in. mechanizm powiadamiania poprzez email o dokumentach oczekujących na obsługę oraz mechanizm przypominania, polegający na wysyłaniu (mailem, sms-em) przypomnienia o nieterminowości obsługi lub akceptacji dokumentów

 

Integracja z innymi systemami

 

Softlab SEOD by Asseco jest zintegrowanym modułem systemu Softlab ERP by Asseco. Może być instalowany na wspólnej bazie. W takiej konfiguracji wszelkie operacje realizowane przez SEOD są natychmiast widoczne w pozostałych częściach systemu. System Asseco Softlab SEOD może działach także zupełnie niezależnie i komunikować się z dowolnym systemem ERP, HR lub CRM.

Zakres funkcjonalny

Faktury kosztowe

Program Softlab SEOD by Asseco pozwala na rejestrowanie faktur zakupowych oraz akceptację dokumentów zakupu spływających do firmy. Faktury mogą być rejestrowane w dowolnej lokalizacji (raz wprowadzone do systemu SEOD wraz ze skanem oryginału) i już dalej w formie elektronicznej podążają do osób akceptujących. Na ostatnim etapie obróbki faktury zakupowej jest ona weryfikowana i automatycznie księgowana.

 

Oferty i umowy

Przykładem wspierania procesów w obszarze działalności operacyjnej jest rozwiązanie związane z obiegiem ofert dla klientów i umów dotyczących kontraktów podpisywanych z nimi.

System pozwala na kontrolowanie spływających zapytań ofertowych oraz kontrolowanie przez osoby do tego upoważnione wszelkich oferty składanych klientom. Umowy zarejestrowane w systemie są weryfikowanie przez prawników i autoryzowane przez Kierownictwo. Na koniec procesu rejestrowane są zlecenia fakturowania, które są później podstawą do automatycznego generowania faktur sprzedażowych.

Możliwy jest dowolnie konfigurowany obieg dokumentów niefinansowych

Za pomocą pokazanych wcześniej mechanizmów możliwa jest konfiguracja obiegu dowolnych spraw i dokumentów w zależności od potrzeb i specyfiki przedsiębiorstwa Klienta.

Urlopy

System SEOD posiada funkcjonalność związaną z rejestrowaniem oraz akceptacją wniosków urlopowych pracowników.

Wnioski rejestrowane ze znacznym wyprzedzeniem służą do planowania urlopów wewnątrz jednostek organizacyjnych. Elektroniczny obieg dokumentów zastępuje całkowicie format papierowy. Po akceptacji wniosku przez bezpośredniego przełożonego urlop staje się zapisem w kartotece kadrowej pracownika (wpływa na rachubę płac). Osoba wskazana jako zastępca w czasie urlopu ma prawo do akceptacji wybranych dokumentów w imieniu pracownika.

 

Zapotrzebowania

System Softlab SEOD by Asseco umożliwia rejestrowanie oraz akceptację potrzeb zakupu materiałów, surowców oraz usług generowanych w całym przedsiębiorstwie.
Zapotrzebowania mogą być dowolnie kategoryzowane. Od ich kategorii zależy dalsza ścieżka akceptacji i realizacji.

Obieg dokumentów w telefonie komórkowym

 

 

iBusiness to rozwiązanie dla pracowników, szczególnie kadry kierowniczej, często przebywających poza siedzibą firmy.

Aplikacja dostępna jest na telefonie komórkowym (iPhone) i za jej pomocą możliwe jest przeglądanie wszystkich dokumentów znajdujących się w obiegu oraz dokonywanie wszystkich operacji (tych samych co w systemie SEOD).

Dzięki iBusiness sprawy wymagające pilnych akceptacji nie będą musiały czekać, ułatwiając pracę i usprawniając obieg dokumentów.

W telefonie dostępny jest zarówno panel akceptacyjny, jak i wszystkie dokumenty wraz z załącznikami (np. faktura w formie elektronicznej).

Kontakt z nami

Dane osobowe podane w formularzu kontaktowym będą przetwarzane przez Asseco Business Solutions S.A. z siedzibą w Lublinie (kod pocztowy: 20-607), ul. Konrada Wallenroda 4c wyłącznie w celach doraźnych, związanych z odpowiedzią na przesłane zapytanie. Podanie danych jest dobrowolne jednak niezbędne do udzielania odpowiedzi.