Porozmawiaj
z ekspertem
systemu
Softlab ERP
by Asseco

+48 728 325 752

e-Sprawozdania – poznaj nowe zasady składania sprawozdań finansowych

17.01.2019
Z dniem 1 października 2018 roku nastąpiła dalsza elektronizacja sprawozdania finansowego. Oznacza to, że przedsiębiorcy są zobowiązani składać te dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej do właściwych im urzędów. Wersje papierowe sprawozdań zostały wyeliminowane z obiegu. Obowiązek ten dotyczy jednostek wpisanych do KRS oraz podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe.

Zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości „sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.” Wymóg ten odnosi się również do skonsolidowanych sprawozdań finansowych. Ten sam obowiązek dotyczy, zgodnie z art. 45 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe.

W jaki sposób i w jakiej formie należy przesyłać e-Sprawozdania?

Podmioty zobowiązane do sporządzania i przesłania sprawozdania w formie elektronicznej mogą skorzystać z bezpłatnego systemu informatycznego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej. Zamieszczone przez Ministerstwo pliki stanowią dokumenty w formacie XSD, odrębne dla każdego typu sprawozdania finansowego. Każdy z nich jest wzorcowym dokumentem struktur danych oraz zestawem definicji, umożliwiającym sporządzenie e-Sprawozdania w formacie XML. Aby powstał ustrukturyzowany plik z danymi, konieczne jest jednak posiadanie aplikacji pozwalającej na wytworzenie sprawozdania w formacie XML.

Ponadto Ministerstwo Finansów udostępniło niedawno także na swojej stronie www bezpłatne narzędzie – Aplikację e-Sprawozdania Finansowe, która ma pomóc zobowiązanym do tego osobom fizycznym składać sprawozdania w formie elektronicznej. Rozwiązanie pozwala m.in. na otwarcie sprawozdania, wprowadzanie do niego oraz zapisywanie danych, podpisanie pliku, przygotowanie i podpisanie wysyłki, a także pobranie UPO. Aplikacja wspiera na razie tylko system operacyjny Windows. Można ją pobrać ze strony www Ministerstwa.

Zgodnie z art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości „sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR opracowuje się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych”.  Jak wynika zatem z przepisów  – jednostki sporządzające sprawozdanie finansowe zgodnie z MSSF, na ten moment przygotowują te dokumenty w formie elektronicznej, ale w wybranej przez siebie dowolnej postaci.

Ważną informacją dla przedsiębiorców jest fakt, że obecnie wystarczy przekazać sprawozdanie finansowe wyłącznie raz – do KRS. Nie ma konieczności przesyłania tych dokumentów do Urzędów Skarbowych, ponieważ dane z nich zostaną umieszczone z sądowego repozytorium do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

Obowiązek podpisu elektronicznego sprawozdania

e-Sprawozdanie musi być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP. Dokument ten może przesłać jedynie osoba, która jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego i ma w nim ujawniony PESEL.

Ponadto art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakłada obowiązek podpisu elektronicznego sprawozdania przez wszystkich członków zarządu. Wymóg ten może jednak wiązać się z pewnymi utrudnieniami, w przypadku gdy członkowie zarządu spółki są obcokrajowcami i nie posiadają numeru PESEL. Dlatego też takie osoby będą musiały uzyskać ww. numer po uprzednim zameldowaniu się na pobyt czasowy lub stały w Polsce.

Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego 

Znowelizowane przepisy ustawy o rachunkowości nakładają również obowiązek sporządzania sprawozdania z badania sprawozdania finansowego przedsiębiorcy wpisanego do KRS w postaci elektronicznej. Biegły rewident jest zobowiązany ponadto do podpisania e-Sprawozdania z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Kary w przypadku, gdy nie złożymy sprawozdania lub prześlemy je za późno

W przypadku nie złożenia sprawozdania finansowego w terminie na przedsiębiorcę zostanie nałożona kara grzywny lub ograniczenia wolności. W razie opóźnienia istnieje jednak możliwość złożenia tzw. czynnego żalu, czyli oświadczenia o popełnieniu czynu zabronionego – taki dokument może uratować przedsiębiorcę przed negatywnymi konsekwencjami.

Więcej informacji na temat rozwiązań finansowo-księgowych Softlab ERP by Asseco znajduje się na stronie www.

e-sprawozdania


Autor:

Aleksandra Motławska
Partner Zarządzający w firmie HLB M2

HLB M2 to grupa firm doradczych specjalizujących się w audycie, doradztwie podatkowym, księgowości i finansach przedsiębiorstw.

Kontakt z nami

W związku z wypełnieniem przez Ciebie formularza dochodzi do przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych. Informację o tym, w jakim celu przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz jakie prawa Ci przysługują w związku z ich przetwarzaniem przez nas, znajdziesz w Klauzuli informacyjnej.